1. Общие положения
Организации приобретают бензин на автозаправочных станциях (АЗС) как за наличный, так и безналичный расчет.
В настоящее время организации осуществляют расчеты за приобретенные на АЗС нефте-продукты следующими способами:
- за наличный расчет на АЗС;
- по талонам, приобретаемым с использованием системы безналичных расчетов;
- по корпоративным картам, представляющим собой банковскую карту (средство для со-ставления расчетных и иных документов, подлежащих оплате за счет клиента), позво-ляющую ее держателю (физическому лицу, уполномоченному юридическим лицом) про-водить операции по счету этого юридического лица в пределах расходного лимита, уста-новленного эмитентом. Средства, списанные со счета юридического лица в результате со-вершения операций держателем корпоративной карты, считаются выданными юридиче-ским лицом под отчет держателю корпоративной карты. Это не специализированные топ-ливные, а обычные многофункциональные банковские пластиковые карты;
- по топливным пластиковым картам с магнитной полосой;
- по топливным микропроцессорным пластиковым картам (смарт-картам).
В настоящей статье мы остановимся на проблемах учета операций, связанных с одним из самых привлекательных способов расчетов за бензин - с применением топливных микро-процессорных пластиковых карт.
2. Топливные пластиковые карты
Топливные карты бывают двух видов:
1) карты с магнитной полосой;
2) смарт-карты, то есть карточки со встроенной микросхемой.
Все топливные пластиковые карты также подразделяются:
- на денежные;
- на литровые, фиксирующие объемы приобретенного топлива в литрах, а не их стоимость в рублях, что более выгодно, поскольку при любых колебаниях цен на рынке количество топлива, принадлежащего владельцу топливной карты, остается неизменным.
Широко распространенные в настоящее время способы приобретения бензина за налич-ный и безналичный расчет (с использованием талонов, корпоративных карт и топливных карт с магнитной полосой) постепенно вытесняются системой, основанной на применении топливных микропроцессорных пластиковых карт.
Топливная микропроцессорная пластиковая карта (Oil Card) - это платежная небанковская карта со встроенной микросхемой (микрочипом), выпускаемая топливной компанией и/или владельцем сети АЗС и предназначенная для учета обязательств поставщика перед покупателем по отпуску топлива, а также для учета объема и ассортимента топлива, полу-ченного покупателем на АЗС, участвующих в программе по внедрению технологии расче-тов с использованием микропроцессорных карт.
Использование топливных пластиковых карт предполагает применение косвенной безна-личной оплаты.
В соответствии с п. 1.7 Технических требований к электронным контрольно-кассовым машинам для осуществления денежных расчетов за нефтепродукты и оказание услуг в сфере обеспечения нефтепродуктами приложения N 3 решения Государственной межве-домственной экс-пертной комиссии по контрольно-кассовым машинам (протокол от 10.11.1994 N 14) косвенная безналичная оплата - это форма оплаты за нефтепродукты на АЗС магнитными и чиповыми картами, талонами и другими документами, являющимися эквивалентами заранее оплаченного определенного количества нефтепродуктов.
Держатель карты - это сотрудник (водитель) организации-покупателя, уполномоченный проводить операции с использованием карты от лица покупателя.
Покупатель - это юридическое лицо, заключившее с поставщиком договор поставки топ-лива.
Субсчет покупателя - это литровый счет покупателя в процессинговом центре для учета объема и ассортимента топлива, а также количества условных единиц дополнительных услуг, которые могут быть получены по топливным картам.
Топливные пластиковые карты с микропроцессором эмитируются ОАО "ЛУКойл", "ЮКОС", Петербургской топливной компанией ("ПТК"), Тюменской нефтяной компани-ей ("ТНК"), "Сургутнефтегаз" и другими топливными компаниями, а также процессинго-выми компаниями, небольшими сетями АЗС.
В последнее время топливные микропроцессорные карты стали выпускать и банки ("Ав-тобанк" и др.), поскольку стандартная платежная система (обычные многофункциональ-ные банковские пластиковые карты) не может использоваться на АЗС по следующей при-чине.
Держателями топливных карт являются в основном юридические лица, которые заинтере-сованы в получении самой обширной информации по отпуску топлива в целях установле-ния жесткого контроля за своими водителями - по какой карте, когда, сколько, на какую сумму, по какой цене, на какой АЗС, какой марки бензин и т.д. Получить такую нестан-дартную информацию в рамках стандартной платежной системы невозможно. Этим и вы-звана в условиях растущей конкуренции на рынке финансовых услуг необходимость по-явления собственно топливных карт, выпускаемых банками.
3. Приобретение бензина по многоразовым литровым топливным микропроцессор-ным картам
Автоматизированные системы безналичных расчетов на АЗС, созданные на базе топлив-ных микропроцессорных карт, являются одними из самых надежных и удобных в экс-плуатации, а также весьма привлекательными с точки зрения налогообложения.
Ведь одно из главных преимуществ такой системы - возможность возмещения НДС по счетам-фактурам, что практически невозможно при приобретении бензина на АЗС за на-личный расчет, поскольку счет-фактуру водителю в этом случае не выпишут, а без нее со-гласно требованиям п. 1 ст. 172 НК РФ и п. 2 ст. 170 НК РФ сумма НДС не может быть принята к вычету из налоговых обязательств организации и учтена в составе стоимости приобретенного бензина. Согласно подпункту 11 п. 1 ст. 264 НК РФ НДС по приобретен-ному за наличный расчет бензину также нельзя принять к вычету, так как вышеуказанная норма Кодекса касается затрат на содержание служебного транспорта, а не НДС.
Для приобретения бензина по топливным картам организация заключает с процессинго-вым центром или иной уполномоченной компанией договор поставки топлива или дого-вор на заправку нефтепродуктами и мойку автотранспорта.
В соответствии с таким договором поставка бензина производится посредством его вы-борки на АЗС поставщика (список которых приведен в приложении к договору) покупате-лем (держателем карты) по топливным микропроцессорным картам через топливоразда-точные колонки с использованием учетных терминалов поставщика для идентификации владельца карты.
Выборка топлива и передача данных начинается с даты получения организацией-покупателем топливных карт.
Датой поставки считается дата выборки топлива держателем карты покупателя, указанная в чеке учетного терминала АЗС.
Расчеты за приобретаемое топливо производятся посредством перечисления организаци-ей-покупателем на счет поставщика стопроцентной предоплаты заказываемого количества топлива в соответствии с прайс-листом поставщика по ценам, установленным на дату вы-ставления счета. При этом цена оплаченного организацией-покупателем топлива не может быть изменена поставщиком.
Покупатель оплачивает отдельно стоимость многоразовых литровых топливных микро-процессорных карт с суточным (или месячным) лимитом.
При достижении суммы остатка (количества литров) на субсчете организации-покупателя по какой-либо марке топлива значения сигнального порога (его значение определяет по-ставщик) поставщик предупреждает покупателя о необходимости заказа на топливо.
Ежемесячно после обработки данных процессинговый центр предоставляет организации-покупателю счет-фактуру, акт приема-передачи на объем и стоимость выбранного топли-ва, а также отчет (или реестр) операций по картам.
Безналичная система расчетов по топливным микропроцессорным картам имеет следую-щие преимущества:
- сокращается срок выдачи счетов-фактур по окончании отчетного месяца;
- отсутствует необходимость расчетов наличными денежными средствами;
- на карте фиксируется литровый эквивалент приобретенного топлива, который не зависит от последующих изменений цен на нефтепродукты;
- можно устанавливать ограничения на определенный вид топлива и суточный лимит от-пуска по заявкам организации, что обеспечивает стопроцентный контроль за расходом то-плива;
- можно залить в бак любое количество бензина с точностью до грамма (в отличие от та-лонов, которые позволяют приобретать только четко определенный объем топлива);
- вся информация по топливным пластиковым картам обрабатывается электронным спо-собом, что упрощает бухгалтерский и налоговый учет организации по расходу бензина за счет представления ежемесячного акта по заправкам автотранспорта, содержащего под-робную информацию о виде, количестве и стоимости топлива, полученного на АЗС, и от-чета (реестра) о движении топлива (представляется за любой период по отдельно взятой карте или по всем картам конкретной организации);
- если заказанное количество бензина не поместилось в бак, система позволяет оформить возврат литров на топливную карту, при этом водителю выдается чек возврата;
- при утере или краже топливной пластиковой карты существует возможность ее автома-тической блокировки после введения подряд трех неправильных PIN-кодов, что невоз-можно при использовании талонов на ГСМ;
- предусмотрена система скидок с розничной цены нефтепродуктов специально по топ-ливным пластиковым картам;
- имеется гарантия наличия топлива для владельцев карт при любых обстоятельствах, да-же при отсутствии топлива в свободной розничной продаже;
- отсутствует необходимость в проведении авторизации карты (то есть получении инфор-мации от процессингового центра об остатке топлива и т.п.), поскольку вся информация для проведения платежа находится непосредственно в памяти встроенной в карту микро-схемы (в отличие от топливной карты с магнитной полосой);
- все трансакции по таким картам легко прослеживаются, что невозможно при использо-вании наличной оплаты;
- топливные микропроцессорные карты надежно защищены от копирования информации и подделки (в отличие от топливной карты с магнитной полосой);
- имеется возможность хранения и обработки большого количества информации [в памяти одной смарт-карты могут одновременно храниться персональные данные организации, информация об остатках на счетах (до десяти счетов), ряд последних операций, произве-денных по карте];
- топливные микропроцессорные карты имеют больший срок годности (нормальное тех-ническое состояние) - 5-10 лет (магнитные карты - до полутора лет с момента намагничи-вания);
- топливные микропроцессорные пластиковые карты (по сравнению с магнитными карта-ми) менее подвержены воздействию масел, бензина и других химикатов, а это значит, что смарт-карта прослужит гораздо дольше, чем магнитная карта.
Использование безналичной системы расчетов по топливным микропроцессорным пла-стиковым картам позволяет уменьшить расходы организации на бензин на 15-20 % за счет полного контроля над использованием средств на приобретение ГСМ.
Как правило, техническое обеспечение функционирования системы расчетов с помощью топливных пластиковых карт осуществляет процессинговый центр (процессинговая ком-пания) - центральный пункт сбора информации, в который направляются все сведения с карточных терминалов, расположенных на АЗС, которые затем обрабатываются и в виде актов, отчетов (реестров) рассылаются организациям.
Топливная микропроцессорная карта может быть:
- нелимитированной, если на нее вносится количество литров каждого вида топлива, при-обретенного организацией-покупателем у поставщика нефтепродуктов, которое может быть получено покупателем в полном объеме остатка на карте без суточных ограничений. При этом покупатель может ограничивать слив топлива с нелимитированных карт суточ-ным или месячным лимитом на основе заявки. При исчерпании объема топлива, установ-ленного на нелимитированной карте, приостанавливается возможность получения топли-ва;
- лимитированной, если на ней устанавливается единый суточный или месячный лимит (количество литров). По лимитированной карте покупатель может получать топливо раз-ных видов, общее количество которого за сутки или месяц не может превышать установ-ленный лимит независимо от того, сколько литров топлива было получено по карте в пре-дыдущие дни. Для изменения суточных или месячных лимитов, установленных на лими-тированных картах, необходимо переформатирование на основе заявки установленного образца, передаваемой в офис поставщика топлива, в которой указывается величина но-вых лимитов. Например, устанавливается лимит - 30 литров/сутки АИ-92. В этом случае держатель карты может потребить за сутки (с 00:00 до 24:00) не более 30 литров едино-временно или за несколько раз. Оплаченный объем будет уменьшен на сумму выбранных литров. Каждое начало суток дает возможность заправки установленного лимита в полном объеме.
Операция по списанию литров с топливной карты может быть остановлена терминалом АЗС только по следующим причинам:
- величина запрашиваемого объема топлива превышает остаток на карте или суточный лимит;
- карта заблокирована.
Топливные микропроцессорные карты (как лимитированные, так и нелимитированные) могут применяться также для получения дополнительных услуг АЗС (мойка кузова, поли-ровка, чистка салона, шиномонтаж и т.д.). Для учета таких услуг вводится понятие "ус-ловная мойка". Стоимость одной единицы условной мойки устанавливается в прайс-листе поставщика.
За эти услуги с организации-покупателя списывается то количество единиц условных мо-ек, которое соответствует потребленным услугам в пересчете на одну условную мойку. Так, если мойка кузова автомобиля стоит 120 руб., то с топливной карты будет списано 1,2 единицы условных моек. При этом остаток единиц данных услуг на субсчете органи-зации-покупателя уменьшается на сумму, равную количеству единиц услуг, полученных покупателем.
Как уже было отмечено выше, применение в расчетах за приобретаемые на АЗС нефте-продукты топливных микропроцессорных карт предполагает заключение соответствую-щего договора с процессинговым центром (процессинговой компанией).
Статьей 458 Гражданского кодекса Российской Федерации (ГК РФ) установлено, что обя-занность продавца передать товар покупателю считается исполненной в момент предос-тавления товара в распоряжение покупателя, если товар должен быть передан покупателю в месте нахождения товара. При этом товар считается предоставленным в распоряжение покупателя, если к сроку, предусмотренному договором, товар готов к передаче в надле-жащем месте и покупатель в соответствии с условиями договора осведомлен о готовности товара к передаче. Товар не признается готовым к передаче, если он не идентифицирован для целей договора путем маркировки или иным образом.
Аудиторская практика показывает, что далеко не всегда в тексте договора обозначен мо-мент перехода права собственности на топливо от поставщика к покупателю.
Во избежание проблем с налоговыми органами главному бухгалтеру следует обратить внимание на то, что рассматриваемый договор должен предусматривать момент перехода к покупателю права собственности на бензин, а именно:
- право собственности на бензин переходит к покупателю в момент получения топлива на АЗС держателем карты покупателя, то есть в момент заправки бензина в автомобильный бак;
- право собственности на бензин переходит к покупателю в момент передачи ему топлив-ных карт.
4. Переход права собственности в момент заправки на АЗС с применением многора-зовых
литровых топливных микропроцессорных карт с суточным (или месячным) лими-том
Если в тексте договора предусмотрено, что право собственности на топливо переходит от поставщика к покупателю с момента получения покупателем топлива, то обязательства по такому договору будут считаться исполненными только в момент заправки автомобильно-го бака держателем топливной карты покупателя.
Приобретенные у процессингового центра многоразовые литровые топливные микропро-цессорные карты с суточным (или месячным) лимитом целесообразно учитывать на суб-счете 50-3 "Денежные документы" по стоимости их приобретения согласно прайс-листу.
Аналитический учет выданных и возвращенных топливных карт рекомендуем вести в журнале учета по следующей форме.
Многоразовая литровая топливная карта с суточным (или месячным) лимитом позволяет фиксировать объем приобретенного топлива в литрах (а не их стоимость) и заправлять бензин в топливный бак держателя (водителя автомобиля) в пределах расходного лимита, установленного в заявке организации-покупателя.
В связи с этим, по нашему мнению, следует разработать и утвердить в приказе по учетной политике образец формы "Авансовый отчет держателя литровой топливной карты", при-няв за основу форму авансового отчета (форма N АО-1), утвержденную постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55, и дополнив ее необходимыми дополнительными количественными реквизитами, связанными со спецификой обращения литровой топлив-ной карты.
Данные ежемесячного отчета (реестра) процессингового центра о движении топлива по отдельно взятой карте (или в зависимости от того, какой отчет должен представляться в соответствии с условиями договора, - по всем картам) должны сопоставляться с данными авансового отчета держателя литровой топливной карты и приложенными к нему чеками терминалов АЗС. При проведении такого сопоставления необходимо иметь в виду, что информация о цене, указанная на чеке терминала АЗС, является справочной, так как весь объем заявленного топлива был оплачен организацией в порядке стопроцентной предоп-латы.
В целях облегчения контроля организации за приобретением топлива целесообразно в приложении к приказу по учетной политике определить порядок и сроки представления авансового отчета держателя топливной карты, а именно:
- авансовый отчет держателя топливной карты должен представляться, так же как и отчет (реестр) процессингового центра о движении топлива, ежемесячно;
- авансовый отчет держателя топливной карты должен представляться в те же сроки, что и отчет (реестр) процессингового центра о движении топлива, например до 5-го числа меся-ца, следующего за отчетным.
Операции по приобретению бензина у процессингового центра на условиях 100%-й пред-оплаты отражаются в рассматриваемой ситуации следующими записями:
Д-т 60, субсчет "Авансы выданные", К-т 51 - перечислена 100 %-я предоплата процессин-говому центру за топливо в объеме и ассортименте согласно заявке организации, прайс-листу и счету;
Д-т 60, субсчет "Авансы выданные", К-т 51 - перечислена 100%-я предоплата за пластико-вые карты согласно счету процессингового центра;
Д-т 50-3 "Денежные документы", К-т 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" - от-ражено получение топливных пластиковых карт, имеющих количественное выражение, в составе денежных документов по стоимости их приобретения согласно прайс-листу про-цессингового центра - при передаче топливных карт на основании акта их приема-передачи;
Д-т 19 К-т 60 - учтена сумма НДС, предъявленная процессинговым центром, по приобре-тенным топливным картам;
Д-т 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" К-т 60, субсчет "Авансы выданные", - отражено уменьшение задолженности перед процессинговым центром за счет ранее пере-численной 100%-й предоплаты за пластиковые карты - на основании акта приема-передачи пластиковых карт;
Д-т 68 К-т 19 - принята к вычету сумма НДС, относящаяся к приобретенным пластиковым картам (на основании счета-фактуры процессингового центра);
Д-т 71 К-т 50-3 - отражена выдача под отчет топливной карты ее держателю (водителю автомобиля) - на основании записи в журнале учета приема и выдачи топливных карт;
Д-т 10-3-2 "Топливо, приобретаемое с использованием топливных карт, в баках" К-т 71 - учтена стоимость бензина, заправленного в топливный бак, согласно отчету (реестру) процессингового центра о движении топлива по отдельно взятой карте и авансовому отче-ту водителя автомобиля;
Д-т 19 К-т 71 - учтена сумма НДС со стоимости бензина, заправленного в топливный бак;
Д-т 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" К-т 60, субсчет "Авансы выданные", - отражено уменьшение задолженности перед процессинговым центром за счет ранее пере-численной 100%-й предоплаты за топливо - после заправки автомобильного бака держате-лем топливной карты;
Д-т 68 К-т 19 - принята к вычету из налоговых обязательств перед бюджетом сумма НДС по выбранному держателем топливной карты и оплаченному ранее бензину (на основании счета-фактуры процессингового центра по мере выборки бензина на АЗС);
Д-т 20, 26 К-т 10-3 - признана в составе затрат основного производства (общехозяйствен-ных расходов) стоимость фактически израсходованного на служебные и коммерческие поездки бензина - на основании путевых листов и отчета (реестра) процессингового цен-тра.
Обращаем внимание читателей журнала на то, что на практике в целях упрощения оформ-ления первичных документов некоторые организации при осуществлении рассматривае-мых операций стараются избегать использования счета 71 "Расчеты с подотчетными ли-цами".
Во избежание проблем с налоговыми органами, а также в целях обеспечения контроля за использованием водителями автомобилей бензина рекомендуем проводить такие расчеты через подотчетных лиц.
Тем более, что такой же порядок расчетов на условиях безналичной оплаты с выдачей та-лонов на право заправки установлен Инструкцией по учету поступления и расходования горюче-смазочных материалов и единых талонов на отпуск нефтепродуктов на предпри-ятиях, в организациях, колхозах и совхозах, утвержденной Госкомнефтепродуктом СССР 03.02.1984 N 01/21-8-72 по согласованию с Минфином СССР, Госпланом СССР и ЦСУ СССР, доведенной письмом Минфина СССР от 29.03.1984 N 54 и действующей в части, не противоречащей современному законодательству.
5. Переход права собственности в момент передачи многоразовых
литровых топливных микропроцессорных карт с суточным (или месячным) лими-том
Если в тексте договора оговорен переход права собственности в момент передачи топлив-ных карт организации-покупателю, то в бухгалтерском учете организации-покупателя бу-дут оформляться следующие проводки:
Д-т 60, субсчет "Авансы выданные", К-т 51 - перечислена 100%-я предоплата процессин-говому центру за топливо в объеме и ассортименте согласно заявке организации, прайс-листу и счету;
Д-т 60, субсчет "Авансы выданные", К-т 51 - перечислена 100%-я предоплата за пластико-вые карты согласно счету и прайс-листу процессингового центра;
Д-т 50-3 "Пластиковые карты" К-т 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" - учтено получение топливных пластиковых карт, имеющих количественное выражение, по стои-мости их приобретения согласно прайс-листу процессингового центра - при передаче топ-ливных карт на основании акта их приема-передачи;
Д-т 19 К-т 60 - учтена сумма НДС, предъявленная процессинговым центром, по приобре-тенным топливным пластиковым картам;
Д-т 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" К-т 60, субсчет "Авансы выданные", - отражено уменьшение задолженности перед процессинговым центром за счет ранее пере-численной 100%-й предоплаты за топливные пластиковые карты;
Д-т 68 К-т 19 - принята к вычету сумма НДС, относящаяся к приобретенным пластиковым картам (на основании счета-фактуры процессингового центра);
Д-т 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" К-т 60, субсчет "Авансы выданные", - отражено уменьшение задолженности перед процессинговым центром за счет ранее пере-численной 100%-й предоплаты за топливо и активирование топливных карт;
Д-т 71 К-т 50-3 - отражена выдача под отчет активированной топливной карты ее держа-телю (водителю автомобиля) - на основании записи в журнале учета приема и выдачи то-пливных карт;
Д-т 10-3-1 "Топливо, приобретаемое с использованием топливных карт, на картах" К-т 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" - учтено приобретенное топливо в объеме и ассортименте согласно заявке организации - покупателя на приобретение бензина и на по-лучение топливных карт и прайс-листу процессингового центра - на дату акта приема-передачи топливных карт;
Д-т 19 К-т 60 - учтена сумма НДС по приобретенному топливу в объеме и ассортименте согласно заявке организации-покупателя на приобретение топлива - на основании счета-фактуры процессингового центра;
Д-т 68 К-т 19 - сумма НДС по приобретенному бензину в виде топливных карт принята к вычету (на дату акта приема-передачи топливных карт от процессингового центра) - на основании счета-фактуры процессингового центра;
Д-т 71 К-т 10-3-1 "Топливо, приобретаемое с использованием топливных карт, на картах" - отражена передача под отчет установленного расходного лимита бензина держателю то-пливной карты (водителю автомобиля);
Д-т 10-3-2 "Топливо, приобретаемое с использованием топливных карт, в баках" К-т 71 - учтена стоимость выбранного на АЗС бензина [на основании отчета (реестра) процессин-гового центра и авансового отчета держателя топливной карты - водителя автомобиля];
Д-т 20, 26 К-т 10-3-2 "Топливо, приобретаемое с использованием топливных карт, в баках" - признан в составе затрат основного производства (общехозяйственных расходов) факти-чески израсходованный для служебных и коммерческих поездок бензин - на основании путевых листов и отчета (реестра) процессингового центра.
Необходимо подчеркнуть, что, по мнению налоговых органов (письмо МНС России от 27.07.1999 N 03-1-08/25; письмо УМНС России по г. Москве от 10.12.1999 N 02-11/18647), применение в расчетах за приобретенные на АЗС нефтепродукты специальных пластико-вых карт с микропроцессором и магнитной полосой (топливных карт), выпускаемых дер-жателями топлива или процессинговыми компаниями, являющихся в данном случае блан-ками строгой отчетности, подтверждающими право на приобретение определенного коли-чества нефтепродуктов при их предварительной оплате, распространять на расчеты по операциям с использованием пластиковых карт не следует.
Это связано с тем, что топливные карты, выпускаемые различными системами, как прави-ло, не имеют статуса кредитных и иных платежных карточек, эмитентом которых является кредитное учреждение.
Считаем также необходимым обратить внимание читателей журнала на следующее.
Согласно требованиям п. 4 ст. 168 НК РФ в расчетных документах (к которым можно от-нести в рассматриваемом случае и чеки терминалов АЗС), в первичных учетных докумен-тах и в счетах-фактурах соответствующая сумма НДС должна быть выделена отдельной строкой. Следовательно, в чеке терминала АЗС должна быть также выделена сумма НДС.
Но, как правило, в приложении к договору с процессинговым центром приводится образец чека терминала АЗС, в котором сумма НДС не выделена. Более того, в отдельном пункте такого приложения обычно говорится о том, что клиент обязан проверить только пра-вильность указания в чеке терминала марки топлива и количества литров, а информация о цене на топливо, соответствующая цене, установленной на АЗС на дату проведения опе-рации, и стоимость топлива, отпущенного организации-покупателю на основе этой цены, является не финансовой, а справочной информацией.
Согласно вышеназванным Техническим требованиям к электронным контрольно-кассовым машинам для осуществления денежных расчетов за нефтепродукты и оказание услуг в сфере обеспечения нефтепродуктами требование об указании на вкладном (под-кладном) документе, чеке, контрольной ленте суммы продажи (покупки) при косвенной безналичной оплате не является обязательным.
Тем не менее при отсутствии выделенной отдельной строкой суммы НДС в первичном кассовом документе, которым в данном случае является чек терминала АЗС, применение налогового вычета по НДС при соблюдении всех остальных условий (ст. 171 и 172 НК РФ) придется доказывать налоговым органам.
6. Признание затрат на приобретение бензина по топливным картам для целей бух-галтерского и налогового учета
Затраты на приобретение бензина по топливным картам не могут признаваться для целей бухгалтерского и налогового учета в полном размере ни в момент внесения суммы аван-совых платежей в счет предстоящей поставки бензина, ни в момент отгрузки бензина по-купателю в топливный бак и списания с топливных карт количества и стоимости продан-ного бензина, поскольку заправка бензина в автомобильный бак на основании чека терми-нала АЗС еще не подтверждает факт использования бензина для определенного автомоби-ля.
Причем наибольшее количество допускаемых ошибок в ходе использования топлива свя-зано именно с тем, что организации не уделяют должного внимания оформлению первич-ных учетных документов.
Согласно п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" и п. 12 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Рос-сийской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, все хозяйственные операции, осуществляемые организацией, должны оформляться оправда-тельными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
На основании п. 1 ст. 252 НК РФ расходами для целей налогообложения прибыли при-знаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные нало-гоплательщиком. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Рос-сийской Федерации. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произве-дены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Основным документом, на основании которого определяется расход и списание бензина, является путевой лист, типовая форма которого (по видам автомобилей) утверждена по-становлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78:
- путевой лист легкового автомобиля (форма N 3);
- путевой лист специального автомобиля (форма N 3 спец.);
- путевой лист легкового такси (форма N 4);
- путевой лист грузового автомобиля (форма N 4-с, форма N 4-п);
- путевой лист автобуса (форма N 6, форма N 6 спец.).
Следует иметь в виду, что вышеперечисленные типовые межотраслевые формы применя-ются для учета работ в автомобильном транспорте, то есть, в первую очередь, специали-зированными автотранспортными предприятиями. В связи с этим часть реквизитов, таких как "Гаражный номер", "Время выезда из гаража", "Время возвращения в гараж", "Опо-здания, ожидания, простои, заезды в гараж и прочие отметки", "Код заказчика", а также отметки механика, связанные с выпуском автомашин на линию (допуском технически ис-правных автомобилей к работе), не во всех случаях могут быть заполнены неспециализи-рованными, то есть не автотранспортными организациями.
В связи с этим рекомендуем таким организациям, основываясь на нормах п. 2 ст. 9 Феде-рального закона "О бухгалтерском учете", а также п. 8 и 13 Положения по ведению бух-галтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, разработать и ут-вердить в приложении к приказу по учетной политике собственную форму путевого лис-та, приняв за основу типовую форму, а также форму путевого листа легкового автомобиля индивидуального предпринимателя (форма N ПЛ-1), утвержденную в приложении N 3 к приказу Минтранса России от 30.06.2000 N 68, исключив из них реквизиты, касающиеся только специализированных организаций и индивидуальных предпринимателей, и допол-нив дополнительными реквизитами, необходимыми организации.
Наиболее распространенной ошибкой, допускаемой организациями, является выдача пу-тевых листов (особенно это касается служебного легкового автотранспорта) на период от недели до месяца, в то время как действующим законодательством предусмотрено, что путевой лист выписывается диспетчером или уполномоченным лицом только на один день или смену. Путевой лист выдается на более длительный срок только в исключитель-ных случаях, а именно: при командировке, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены).
Кроме того, при заполнении оборотной стороны путевого листа о маршрутах передвиже-ния автомобиля следует избегать таких общих фраз, как "Езда по городу", "Выполнение служебного задания" и тому подобное, и указывать конкретные пункты следования (адре-са и названия организаций).
Для контроля за движением путевых листов, выданных водителям специализированных автотранспортных предприятий, и сдачей обработанных путевых листов в бухгалтерию предназначена типовая форма N 8 "Журнал учета движения путевых листов", утвержден-ная постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78. В приложении N 4 к приказу Минтранса России от 30.06.2000 N 68 утверждена форма журнала регистрации путевых листов автотранспортных средств индивидуального предпринимателя. На основе этих двух форм неспециализированным организациям целесообразно разработать свой образец формы журнала (аналогично предложенному варианту разработки собственной формы путевого листа).
Обращаем внимание читателей журнала на то, что отсутствие грифа "Утверждаю" на об-разце путевого листа или образце журнала учета движения путевых листов может стать формальной причиной непринятия затрат по списанию топлива к бухгалтерскому и нало-говому учету.
Пробег автомобиля, являющийся одним из основных показателей для установления коли-чества израсходованного бензина, определяется на основании показаний спидометра, ко-торые в обязательном порядке отражаются в путевом листе.
Организации должны вести журналы учета показаний спидометра, составлять акты снятия показаний спидометра и ежемесячные акты замеров остатков бензина в топливных баках.
Это является требованием п. 7.8 Инструкции по учету поступления и расходования горю-че-смазочных материалов и единых талонов на отпуск нефтепродуктов на предприятиях, в организациях, колхозах и совхозах, действующей в части, не противоречащей современ-ному законодательству.
При этом необходимо иметь в виду, что использование литровых топливных карт при за-правке на АЗС позволяет обеспечивать полное заполнение бензобака автомобиля (в слу-чае, если заказанное количество бензина не поместилось в бак, водителю выдается чек возврата). Обычно для измерения количества бензина используется погружаемый в бензо-бак (при определенной температуре окружающего воздуха) специальный щуп с нанесен-ной шкалой, который должен регулярно подвергаться калибровке. Однако конструктив-ные особенности бензобаков многих современных автомобилей не позволяют использо-вать традиционные способы замера остатков бензина. В связи с этим такие замеры долж-ны производиться соответствующими специалистами организации, использующими спе-циальную технику замера.
Кроме того, специалистам организации необходимо также учитывать определенные по-грешности, возникающие при снятии показаний с традиционного стрелочного спидомет-ра, поскольку показания счетчика суточного пробега, установленного в "ноль", позволяют автомобилю продолжать процесс движения еще некоторое время.
Конечно, идеальным способом контроля за использованием бензина является оборудова-ние автомобилей системой электронной навигации, позволяющей получать оперативную информацию о месторасположении автомобиля по всему маршруту следования с точно-стью до 10 см, о состоянии дорог, о заправках автомобиля, об автомобильных пробках и т.д. При том, что применение таких крайне дорогостоящих систем позволяет экономить порядка 30 % от суммы всех затрат на содержание автотранспорта, оно оправданно только для специализированных организаций, имеющих большой автотранспортный парк и за-нимающихся коммерческими грузоперевозками.
В настоящее время ни бухгалтерским, ни налоговым законодательством не установлены какие-либо ограничения на расходы, связанные с использованием бензина для коммерче-ских и служебных (деловых, представительских) поездок.
В соответствии с нормами Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н, затраты на со-держание служебного автотранспорта, фактически произведенные организацией (в том числе затраты на бензин), в полном объеме признаются в составе расходов по обычным видам деятельности.
На основании подпункта 11 п. 1 ст. 264 НК РФ в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, включаются расходы на содержание служебного (в том числе автомобильного) транспорта при условии их соответствия критериям, установлен-ным п. 1 ст. 252 НК РФ.
Рекомендуем экономическую оправданность затрат, связанных со списанием конкретного объема расхода топлива, подтверждать технически обоснованными эксплуатационными нормами расхода топлива на зимний и летний период, разработанными организац
Комментарии