"Петербургская топливная компания" запустила в работу корпоративную информационную систему "ГСМ-ИНФОРМ", позволяющую одновременно контролировать все операции топливными "смарт-картами" специалистам компании-поставщика и делает доступной эту информацию для компании-потребителя.
"Для наших клиентов работа с "ГСМ-ИНФОРМ" открывает широкие возможности по анализу текущего расходования нефтепродуктов, - говорит Андрей Михеев, заместитель генерального директора ЗАО "Петербургская топливная компания". - Используя систему, заказчик может в любой момент получить не только общую картину нефтепродуктообеспечения его предприятия, но и проконтролировать расход топлива по каждому конкретному автомобилю. По расчетам наших специалистов, контроль за оборотом нефтепродуктов посредством системы, снижает их расход на предприятии до 5-10 %".
Суть системы "ГСМ-ИНФОРМ" такова: предприятие-клиент, посредством использования специально разработанного программного обеспечения, получает доступ к информации обо всех операциях, производимых с его смарт-картами. Заказчику достаточно сделать соответствующий запрос на коммуникационный сервер и получить требуемую информацию. Причем, заказчик может получать информацию в специально адаптированном для него виде.
Потенциально по желанию клиента возможна интеграция данной программы с программным обеспечением, уже имеющимся у Заказчика. В этом случае можно добиться значительной экономии средств за счет сокращения ручных операций по учету топлива в бухгалтерии и группе ГСМ.
Система рассчитана на работу с крупными и средними клиентами. В качестве партнеров при реализации этого проекта выступают Петербургский Городской Банк и компания "Электронные системы".
Двойной контроль
Работа программы может быть описана следующим образом: существуют две базы данных - одна, находится в офисе ПТК, другая - у Заказчика. Периодически производится синхронизация данных, находящихся в обоих базах данных, а именно, Заказчику пересылается информация о произведенных за последнее время заправках, а также информация о выставленных счетах, согласованных ценах и полученных платежах.
Таким образом, одновременного у обоих контрагентов есть возможность просмотра информации. У каждого на своем рабочем месте.
При этом право на одни операции имеет только Исполнитель, право на другие - только Заказчик (например, платежные поручения вносятся только в офисе ПТК, а информация об автомобилях и их привязке к номерам смарт-карт вносится и хранится только у Заказчика).
Заказчик может получить необходимые ему данные либо непосредственно из программы, распечатав их, либо выгрузить данные в формате DBF (или другом согласованном), и загрузить их в свои программные комплексы для дальнейшей обработки и анализа.
Кроме того, система "ГСМ-Информ" позволяет:
- без изменения основных бизнес - процессов на предприятии уменьшить расход средств на закупку нефтепродуктов;
- улучшить контроль и учет за расходованием нефтепродуктов;
- перейти к оплате нефтепродуктов по факту их расходования;
- произвести корректировку движения подвижного состава для минимизации пустых пробегов;
- оперативно получать информацию о расходовании нефтепродуктов удаленными подразделениями;
- получать оперативно информацию о функционировании розничной сети АЗС и производить корректировку движения транспорта;
- в случае возникновения спора о качестве поставленных нефтепродуктов система позволяет зафиксировать факт и время заправки с точностью до минуты;
- отслеживать насколько обоснованными были заявки подразделений на закупку нефтепродуктов;
уменьшить накладные расходы, связанные с получением учетом и возвратом талонов.
Другими словами система создана специально для максимальной оптимизации и упрощения учета и контроля поставок ГСМ со стороны Покупателя.
Опыт и развитие
Система контроля за отпуском нефтепродуктов с использованием информационных пластиковых смарт-карт, успешно функционирует с января 1999 года. За это время эмитировано 6 500 информационных смарт-карт, которые принимаются на 57 АЗС "Петербургской Топливной Компании".
"Опыт показал, что такая система учета топлива на базе информационных смарт-карт "Петербургский Городской Банк" является точным инструментом контроля за расходом топлива, - говорит Андрей Михеев. - Причем система эффективна не только в масштабах всего автопредприятия, но и по каждому автотранспортному средству в частности. Она позволяет ежедневно получать полный отчет по каждой корпоративной смарт-карте, что, в конечном итоге, может позволить контролировать исполнение движения и расходуемое по каждому маршруту количество топлива. Применение электронной системы учета позволяет действенно бороться с хищениями или перепродажей топлива, т.к. бухгалтерии автотранспортных предприятий с точностью до литра знают где, когда и в каком количестве водитель получил топливо. Кроме того, выделение месячных лимитов топлива в виде "электронных литров" позволяет автопаркам самостоятельно управлять распределением этих литров между транспортными средствами, что в свою очередь повышает контроль за их остатками. В сумме все это сокращает автопаркам расход топлива, а так же упрощает оперативный учет за его расходованием".
Предполагается, что со временем для удобства клиентов будет разработан интерфейс, посредством которого, после процедуры авторизации, доступ к "ГСМ-ИНФОРМ" будет возможен через Интернет с любого оборудованного им компьютера.
Комментарии